La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN) ha definido una reglamentación estándar para todas las empresas de acuerdo con el Art. 617 (Requisitos de la factura de venta) publicado en el Estatuto Tributario Nacional.
Bajo estas condiciones, las facturas -sin importar el diseño o color- deben contener los siguientes datos para ser consideradas como correctas, y además, al ser desarrollada una operación comercial, la original deberá quedar en manos del comprador y la copia, en manos de quien hizo la venta:
- En primer lugar el documento tiene que estar denominado claramente como una factura de venta.
Debe incluir los apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
Registrar los apellidos y nombres o razón social y NIT de quien adquirió los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. En ocasiones no aparecen los datos de quien recibe el producto o servicio, pero sin falta, debe incluirse el IVA cobrado por el servicio o producto.
De acuerdo a la resolución de aprobación recibida por la empresa, la factura debe llevar el número consecutivo.
Es importante en cada operación, colocar la fecha de expedición.
Para efectos del conocimiento de la venta, la factura debe incluir la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
Hay que mostrar el valor total de la operación.
Como referencia y en letra pequeña, las facturas impresas deben llevar el nombre o razón social y el NIT del impresor de la misma.
Este dato es muy importante para catalogar al oferente en el régimen correspondiente. Debe indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
La factura debe tener impreso por defecto los numerales del 1 al 4, 8 y 9.
Según la norma, cuando el contribuyente usa un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Como notas interesantes al pie de la norma, se dice que las empresas que venden tiquetes de transporte no estarán obligadas a entregar la factura original y, cuando la facturación la hacen máquinas registradoras, será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.
En este sentido, Alegra garantiza que a través de su grupo de investigación y desarrollo, su sistema de administración y facturación es completamente fiel a las normas de facturación estipuladas en cada país donde hace presencia; que los usuarios empresarios pueden encontrar en la herramienta, una ayuda útil y en el contexto, que les permite gestionar de forma correcta sus facturas, generarlas e imprimirlas, si es el caso, y visualizar reportes de diferente índole para lograr entender el desenvolvimiento de negocio y tener información clave del mismo.
La facturación que se puede lograr con una solución como Alegra, es válida ante la DIAN para el Régimen Simplificado y el Régimen Común. Lo que ofrece amplias ventajas para controlar el negocio en La Nube y disponer de toda la información clave de manera ordenada para el área financiera y administrativa.
Cibergrafía
* La versalita ha sido añadida por corresponder a la transcripción fiel de la norma.
* Para profundizar o aclarar algún concepto, remitirse a la norma o a un Contador Titulado.
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