Cuando surge una buena idea y esta se convierte en una empresa, es natural que algunas personas piensen que la parte contable y la gestión administrativa es una carga adicional al enfoque del negocio. Sin embargo, del orden adecuado en estas áreas y de las conductas correctas en la facturación, se originará un mejor crecimiento y la confianza de los clientes.
Para ayudar en este sentido aparece Alegra, un sistema en línea que ofrece las condiciones ideales para los negocios que comienzan y para las pequeñas y medianas empresas, aportando lo mejor de la tecnología actual a través de Internet, para ofrecer a los empresarios toda la información y la facilidad, para tomar decisiones y mantener el control adecuado de la organización.
A continuación enumeramos 10 buenas prácticas alrededor de la facturación, con las cuales, su negocio estará al día y además, en las que soluciones como Alegra son una importante herramienta para la mayor eficiencia y productividad.
- 1. Expedir factura legal. Permita al cliente-comprador tener la tranquilidad que su servicio o producto adquirido, lleva la garantía adecuada y está respaldado por el distribuidor. No use remisiones para entregar su producto o servicio, esto debilita la confianza del mercado y afecta de manera directa la competencia leal con otros empresarios.
- 2. Conserve todas las normas de rigor. Por ejemplo, Alegra es un sistema que le brinda la posibilidad de hacer facturas con toda la normativa vigente, establecida por la DIAN. Esto agiliza los procesos contables y permite tener una visión constante del negocio. Apoyados en una herramienta como esta, será más ágil hacer una facturación ordenada y rápida, con todas las condiciones legales.
- 3. Pida la resolución de facturación antes de empezar a facturar y nunca de números o comprobantes que no cumplan con la normatividad de la DIAN. Esto hará que el cliente pierda su confianza en su empresa y no vuelva. En la facturación todo debe ser muy claro.
- 4. Especifique la descripción del producto o servicio, el monto total de la transacción y los datos del oferente. Alegra ayuda a configurar toda esta información de manera fácil y adecuada.
- 5. Tenga claridad sobre los impuestos (IVA, Rete ICA, Retefuente, etc), que se deben incluir por cada venta en la factura. Alegra por ejemplo, ayuda a configurar todos los impuestos y a hacer las deducciones de acuerdo a los requerimientos de la DIAN, de tal forma que al generar la factura, todo quede en un orden correcto para el consumidor y el oferente del producto o servicio.
- 6. Mantenga documentados todos sus procesos. Esta circunstancia logra una base de conocimiento valiosa, que a la hora de tomar decisiones y ver la evolución o las diferentes aristas del negocio, entrega oportunidades de crecimiento. Alegra le ayuda en esta condición, manteniendo una administración centrada en las disposiciones legales y con la información clave ordenada y al día, para que los cierres diarios o mensuales sean más sencillos. Es un soporte estupendo para el contador o el departamento financiero.
- 7. Equipo capacitado. Realizar los procesos administrativos y de facturación, requiere un equipo de trabajo muy comprometido y con la capacidad necesaria para realizar cada proceso de manera acertada. Alegra es una herramienta completa para la administración y facturación de los negocios, y en este sentido, ofrece a los usuarios, una interface muy intuitiva y fácil de operar. Que beneficia también a los equipos de trabajo administrativo y financiero.
- 8. Programa contable. Siempre será necesario tener un programa contable que ayude en el manejo de la administración del negocio. Alegra es una opción legal, completa, en armonía con las disposiciones de la DIAN y que cumple todas las condiciones para que las pequeñas y medianas empresas empiecen a desarrollarse de manera conveniente. Podrá disfrutar una versión gratuita de 30 días y luego, adquirir un plan a muy bajo costo.
- 9. Tener un Contador Titulado que le ayude al pago de sus impuestos. Alegra no reemplaza al Contador Titulado con tarjeta profesional, tampoco los programas contables. Pero si es una ayuda adecuada, para controlar todos los procesos administrativos y de facturación de una empresa.
- 10. Diga NO a la evasión. La facturación debe ser clara, cumplir con las normas vigentes y mostrar los descuentos e impuesto de trámite legal. Los cuales, deben ser entregados a la DIAN de acuerdo al calendario tributario de cada año. Respetando esta condición, no solo contribuye al crecimiento de su empresa, sino del país.
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Cibergrafía
http://www.ideasparapymes.com/contenidos/la-administracion-la-clave-para-ver-crecer-tu-pyme.html
HESS, Bárbara; TAMAYO, Oscar. Manual de buenas prácticas contables – GTZ.